Eisenhower-Matrix
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Inhalt des Artikels
Die Eisenhower-Matrix – eine kurze Definition
Die Eisenhower-Matrix (auch als Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode bekannt), ist ein sehr einfaches Tool, um anstehende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren und dadurch zu priorisieren. Namensgeber ist Dwight D. Eisenhower, der von 1953 bis 1961 der 34. Präsident der Vereinigten Staaten war. Es gibt jedoch keinerlei Hinweise darauf, dass der ehemalige POTUS die Methodik erfunden (oder von seinen Beratern erfinden lassen) hat oder sie gar selbst anwendete. Lediglich eines seiner Zitate aus dem Jahr 1954 passt zu der Methode:
Wie funktioniert die Eisenhower-Methode?
Das Prinzip lebt von seiner Einfachheit! Durch die Elemente Wichtigkeit (wichtig vs. unwichtig) und Dringlichkeit (dringend vs. nicht dringend) ergeben sich vier Möglichkeiten der Kombination. Diese bilden die vier Quadranten der Matrix, wobei die Wichtigkeit auf der vertikalen Achse und die Dringlichkeit auf der horizontalen Achse angeordnet wird. Die vier Aufgabentypen werden in A- (wichtig & dringend), B- (wichtig, aber nicht dringend), C- (nicht wichtig, aber dringend) oder D-Aufgaben (nicht wichtig & nicht dringend) unterteilt und auf die Quadranten verteilt.
Wie kategorisiert man die Aufgaben in der Eisenhower-Matrix?
Aufgaben zu priorisieren ist nicht immer einfach, denn gerade in einer Führungsposition prasselt täglich ein Potpourri an diversen Tasks auf eine Person ein. Oft entscheidet das Bauchgefühl über die Reihenfolge der Abarbeitung – doch dies ist nicht immer der beste Ratgeber. Hinzu kommt, dass sich die meisten Gestalter zu viele Tasks aufhalsen. Bedenken Sie aber, dass Sie nur eine begrenzte Anzahl von Bällen hochhalten können, ansonsten leidet die Qualität des Ergebnisses.
Gehen Sie daher bei der Priorisierung der Aufgaben wie folgt vor:
A-Aufgaben (wichtig & dringend)
Beschreibung: Diese Aufgaben genießen die höchste Priorität und müssen zeitnah von Ihnen selbst erfüllt werden, denn in der Regel haben dieses Tasks eine Deadline.
Fragestellung: Lässt sich diese Aufgabe verschieben? Kann ich sie an eine andere Person delegieren? Ein zweifaches Nein? Dann handelt es sich um eine typische A-Aufgabe.
Beispiel: Ihr wichtigster Schlüsselpartner hat ein Angebot vorgelegt, welches heute unterzeichnet werden muss. Nur Sie besitzen die Expertise dieses Angebot inhaltlich zu bewerten.
Tipp: Unsere Erfahrungen zeigen, dass diese Tasks in der ersten Tageshälfte erledigt werden sollten, da man zu dieser Zeit konzentrierter arbeiten kann.
B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend)
Beschreibung: Eine klassische B-Aufgabe hat eine hohe Relevanz für Ihr Unternehmen, besitzt aber keine naheliegende Deadline, sondern muss gut (eventuell sogar langfristig) geplant werden.
Fragestellung: Ist diese Aufgabe von hoher Relevanz für mein Unternehmen? Muss dieser Task zeitnah erledigt werden? Ja & nein – hier haben wir eine B-Aufgabe.
Beispiel: Sie planen einen Strategie-Workshop mit Ihren Führungskräften, um wichtige Weichenstellungen für die Zukunft einzuleiten. Der Termin ist erst in zwei Monaten, benötigt jedoch einen hohen Aufwand an inhaltlichem Input zur Agenda von Ihrer Seite.
Tipp: B-Aufgaben sind immer wichtig, werden aber gern auf die lange Bank geschoben. Und genau das ist das Problem! Dort mutieren sie dann häufig zu einer A-Aufgabe, weil die Dimension der Dringlichkeit zunimmt! Das sollte nicht sein, da so häufig die Qualität des Outputs leidet. Planen Sie regelmäßige Zeitfenster ein, um die Aufgabe in Tranchen zu erledigen. Ein Freitagvormittag ist in der Regel ein gutes Zeitfenster für repetitive Arbeiten – besonders für Arbeiten am Unternehmen.
C-Aufgaben (nicht wichtig, aber dringend)
Beschreibung: Eine typische C-Aufgabe hat eine baldige Deadline, kann aber von mindestens einer anderen Person im Unternehmen gewissenhaft erledigt werden.
Fragestellung: Lässt sich diese Aufgabe verschieben? Gibt es Kolleg*innen, die die Aufgabe mit der (nahezu) gleichen Qualität erledigen können? Nein & ja? Delegieren Sie diese C-Aufgabe an eine kompetente Person!
Beispiel: Sie haben eine Mahnung eines Lieferanten bekommen, die Rechnung muss heute unbedingt bis zum Feierabend angewiesen werden. Ihre gewissenhafte Kollegin aus der Buchhaltung ist vor Ort und kann diese Aufgabe übernehmen.
Tipp: Ein häufig auftretender Reflex lautet: “Das mache ich schnell selber fertig!”. Sollten Sie sich diesem Reflex zu oft beugen, werden Sie zum Meister des Mikromanagements in Ihrer Organisation – nicht selten zu Lasten einer Vernachlässigung der B-Aufgaben. Falls Sie diese Aufgaben dennoch erledigen müssen/wollen, empfiehlt es sich, diese Dinge in den hinteren Teil des Tages zu legen.
D-Aufgaben (nicht wichtig & nicht dringend)
Beschreibung: Es sind diese Art von überflüssigen Aufgaben, die ständig irgendwo anfallen, aber keinen positiven Effekt auf Ihre Organisation haben.
Fragestellung: Was würde passieren, wenn diese Aufgabe nicht erledigt werden würde? Kommen Sie zu der Antwort “Eigentlich gar nichts!”, dann werfen Sie die Aufgabe in den Papierkorb!
Beispiel: Ein Sales-Mitarbeiter eines Dienstleisters hat Ihnen ein (unschlagbares) Angebot gemacht, welches für Sie jedoch nach einer oberflächlichen Betrachtung nicht in Frage kommt. Jetzt drängt er auf ein 20-minütiges Telefonat am Ende der Woche mit Ihnen. Sagen Sie ab! Freundlich, aber bestimmt. Aufgabe gelöst…
Tipp: Trennen Sie sich lieber von einer Aufgabe zu viel als zu wenig. Sollte dieser Tasks in der Zukunft doch noch an Relevanz gewinnen, kehrt sie automatisch wieder zu Ihnen zurück. Ein Kollege oder eine externe Person wird Sie schon wieder daran erinnern.
Kritikpunkte am Eisenhower-Prinzip
Einige Kritiker:innen der Eisenhower-Matrix bemängeln, dass sie zu einfach und daher für das Projektmanagement ungeeignet sei. Richtig erkannt, denn für die Komplexität eines Projektmanagements in einer Organisation gibt es deutlich bessere Tool (u.a. JIRA, Trello oder Asana). Bei Eisenhower geht es schließlich darum, dass Sie Ihre anstehenden Tasks bestmöglich priorisieren. Ob Sie dies täglich, mehrmals am Tag oder nur einmal die Woche tun, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist, dass Sie das Tool regelmäßig nutzen, es sollte eine Routine in Ihrem Arbeitsalltag darstellen.
Fazit zur Eisenhower-Matrix
Wir nutzen & empfehlen die Eisenhower-Methode seit langer Zeit, vor allem aufgrund ihres einfachen Aufbaus. Sobald die Methode diszipliniert genutzt wird, ist sie eine große Hilfe zur Priorisierung von anfallenden Aufgaben. Das Ergebnis ist ein optimiertes Zeitmanagement und mehr von der berühmten “Quality time” für die wirklich wichtigen Themen!